Martin je partner advokátní kanceláře ATC Legal. Firmu zakládal se spolužákem Petrem, který před osmi lety kancelář opustil a posunul se do vedení skupiny ATC. Petr nechtěl Martina úplně opustit, takže se spolu dohodli, že skupina ATC bude vlastnit 30% ATC Legal a zbývajících 70% si nechá Martin.

Martinovi doteď stačilo podívat se jednoduše na účet. Bylo jasné, že zakázek je dost a firmě se daří dobře. Zatím nikdy nepotřeboval řešit účetní reporty nebo jiné přehledy, které považoval za ztrátu času.

Rok 2018 se však Martinovi nepovedl tak, jak předpokládal, a firma se propadla do ztráty. Hlavně první polovina roku 2018 byla velmi špatná. V tu chvíli na něj začala tlačit Marie z mateřské společnosti. A nejen to. I on sám si uvědomil, že potřebuje mít o firmě mnohem lepší přehled.

Martin se rozhodl obrátit na známého Honzu: „Ahoj, mám pro tebe projekt.“ zahájil Martin konverzaci. „Ahoj, jasně, co bys potřeboval?“ odpověděl Honza.

Martin pokračoval. „Poslední rok mi úplně nevyšel a potřeboval bych líp pochopit, v čem mi ve firmě utíkají peníze a na co bych se měl soustředit, aby mi na konci roku víc zbylo. Zároveň po mně v centrále chtějí reporty a tabulky. Takže bych od tebe potřeboval nějakou tabulku v Excelu. Je to důležité a opravdu s tím musím něco dělat. Rok 2018 bych nechtěl opakovat – je mi jasné, že cesta k zisku je pro mě v tržbách, ale prostě chci mít vetší přehled, co se ve firmě děje.“

Určitě jsi ještě neviděl report, který za tebe sám přemýšlí a sám ti vysvětluje jak se tvojí firmě daří.

Honza měl z téhle poptávky velkou radost. Byla to pro něj velká příležitost a šance, jak se dostat v budoucnu k dalším zakázkám ve skupině ATC. Zároveň měl zkušenosti s řízením firem a věděl, že největší nákladovou položkou jsou lidé.

„Martine rád ti připravím balíček reportů. Budeš potřebovat výsledovku, ale pro řízení lidí musíš mít hlavně daleko hlubší přehled o tom, co zaměstnanci dělají a jak pracují na projektech. Pojďme se sejít a ukážu ti, co bych ti mohl nabídnout. Určitě jsi ještě neviděl report, který za tebe sám přemýšlí a sám ti vysvětluje, jak se tvojí firmě daří. Mám čas příští pondělí. Co ty?“

Martin měl čas rovnou ten den, tak si říkal, proč se na to nepodívat hned. „V pondělí sice čas mám, ale kdybys mi to mohl ukázat třeba už dneska, byla by to paráda.“„Jasně není problém, pojďme na to.“

Po vyřešení nevyhnutelných problémů se vzájemným připojením Honza mohl Martinovi ukázat funkční demo reportu, dostupné online. Report je k dispozici zde.

„Pro reporty používám Power BI. Je to cloudový systém od Microsoftu a v poslední době se hodně rozvíjí. Máme vyzkoušené, že funguje dobře.“ Honza se pustil do popisu jednotlivých listů reportu:

„Na prvním listu vidíš základní přehled o výsledcích firmy. Nahoře vlevo máš vodopádový graf, který ti skvěle ukáže a porovná, jaké části výsledovky mají dopad na celkový zisk. Sám vidíš, že náklady na lidi jsou úplně klíčové. Na stránce máš také různé filtry, kterými si můžeš přepínat, co se v reportu zobrazuje.”

„Honzo a co když budu chtít porovnat více scénářů mezi sebou?“ otázal se Martin.

„Pokud bys chtěl vidět jenom rozdíly v grafu, na to bys použil report na druhé stránce. Ten ukazuje rozdíly mezi scénáři a to jak MTD, Month To Date, tedy za jednotlivé měsíce, tak i YTD, Year to Date, tedy kumulativně od začátku roku. V reportu ti ukážu i další možnosti, jak porovnávat scénáře.“

Automatická analýza

Jako další část reportu se Honza rozhodl ukázat list s automatickou analýzou. „A tohle je úplně nejzajímavější: Report si automaticky vyhodnotí, které účty v daném měsíci jsou důležité a na které je tedy potřeba se podívat. Report taky automaticky vygeneruje krátké vysvětlivky, které ti osvětlí, co se na daném účtu dělo.“

„Ale jak ten report pozná, co jsou důležité účty?“ ptal se Martin.

„Na to máme speciální algoritmus. Bere v potaz věci jako velikost částky na účtu, poměr velikosti vůči ostatním účtům a taky výkyvy v částkách na daném účtu. Když máš složitý podnik, kde je hodně středisek a účtů, právě tohle tě může dobře upozornit na věci, kterých by sis jinak nevšimnul.“

Martinovi se začínal systém líbit „To je super. Co všechno mi to dokáže vysvětlit?“

„Dělá to jednak shrnutí částky na daném účtu, porovnává to mezi sebou scenáře – například skutečný stav s minulým rokem nebo s rozpočtem. Taky ti to říká, kolik ti v daném měsíci zbývá v rozpočtu.“

Martinovi ale pořád některé funkce chyběly. „Paráda. Ale co když budu chtít jít na úplný detail a vidět jednotlivé transakce? To já čas od času budu potřebovat. Když uvidím velký výkyv, chci vidět, čím byl způsobený.“

Honza se s tímto požadavkem setkával často. „Jo, jasně. K tomu se jenom překlikneš na list číslo pět. Ten ti ukáže úplně každou položku účtu. Sám vidíš, že to je hned. A je to rozhodně jednodušší než to hledat někde hluboko v účetním programu.“

Porovnávání scénářů

„Jo, to máš pravdu. Ale říkal jsi, že mi ještě ukážeš jak porovnávat scénáře. To mě zajímá.“

„Na to jsou v reportu listy taky. Jsou to listy číslo 7 a 9. Ty fungují zase díky vodopádovému grafu. Ten ti ale teď ukazuje, jak moc se jednotlivé části výsledovky podílely na rozdílu mezi scénáři.“

Martin tohle napoprvé nepochopil. “Jak přesně tohle myslíš? Když se podívám na vodopádový graf, tak vlevo vidím celkový rozdíl? A co ty zelené a červené obdélníky?”

Honza pokračoval ve vysvětlování. „Ty ti ukazují vliv jednotlivých částí výsledovky. Když tam je zelená barva, tak ti ta daná věc v celkovém výsledku pomohla, a když tam je červená, tak ti uškodila, nebo lépe řečeno byla horší než v porovnávaném scénáři. Tohle se hodí, když se tě někdo zeptá, proč ti nevyšel rozpočet a čím to bylo způsobené.“

Martin si vzpomněl že ne vždy pracuje s počítačem. „A co kdybych si to chtěl pustit třeba na mobilu nebo na tabletu?“

„Jasně, jde to. Power BI má appku.“

Martin získal přehled co systém umí a jak by mu mohl pomoci. Zároveň si ale uvědomil, že opravdu bude potřebovat podrobnější analýzu aktivit jednotlivých zaměstnanců. „Tak díky. Takhle mi to zatím stačí a líbí se mi to. Ale musíme se ještě podívat na ty další reporty, jak jsi o nich mluvil.“

„Dej mi pár dní a já se ti ozvu.“ rozloučil se Honza.

Report diskutovaný v tomto příspěvku je k dispozici zde.