V souvislosti s posledním vývojem pandemie COVID je pravděpodobné, že se řada zaměstnanců vrátí k výkonu práce z domova. Považuji za užitečné si připomenout daňový režim vyplácených náhrad zaměstnavatelem zaměstnancům pracujícím z domova.

V případě dohody o plném či částečném výkonu práce z domova je zaměstnavatel povinen poskytnout zaměstnanci náhradu výdajů, které mu prokazatelně vzniknou v souvislosti s výkonem práce podle ust. §151 zákoníku práce. Při výkonu práce z domova jde především o náklady na energii, úklid, vytápění či chlazení a v neposlední řadě náklady na připojení k internetu. Doporučujeme, aby práce z domova byla upravena formou vnitřního předpisu.

Výše nákladů musí být jednoznačně prokázána (např. formou faktur od dodavatelů) a výše náhrad musí být stanovena dle skutečnosti nebo dle ekonomicky odůvodnitelného odhadu a racionálně kalkulována s ohledem na frekvenci práce z domova a podíl využití hrazených služeb pro soukromou potřebu. Zaměstnavatel je povinen prokázat, že náhrada je kompenzací účelně vynaložených nákladů zaměstnavatele spojených s výkonem práce.

Zákon o dani z příjmů připouští náhradu formou výplaty paušálu na základě kalkulace pouze v případě náhrady za opotřebení vlastního majetku a údržbu pracovních oděvů, v ostatních případech pouze na základě skutečných a prokázaných nákladů.

Poskytnuté náhrady účelně vynaložených nákladů při práci z domova nejsou zdanitelným příjmem zaměstnance. Ten by vznikl pouze v případě, že náhrady budou poskytnuty nad rámec prokázaných výdajů, a navíc bude příjem podléhat platbě pojistného na sociální a zdravotní pojištění, jak na straně zaměstnance, tak zaměstnavatele.

Na straně zaměstnavatele jsou vyplacené náhrady zaměstnancům v souvislosti s výkonem práce z domova daňově uznatelným nákladem.

Vyplacené náhrady mají výhodný daňový režim, kdy jsou na straně zaměstnavatele daňově uznatelným nákladem a zároveň nejsou daněny u zaměstnance. Při jejich stanovení ovšem doporučujeme obezřetný přístup a vyplácet pouze náhrady těch nákladů, které jsme schopni v součinnosti se zaměstnancem jednoznačně prokázat.

Zajímavou možností je pronájem domácí kanceláře zaměstnancem spolu s úhradou provozních nákladů zaměstnavatelem. V takovém případě zaměstnanec nemá nárok na žádné náhrady, protože nepracuje “z domova”, ale v prostorách svého zaměstnavatele. Sjednání nájemného a způsob úhrady dalších služeb je obecně upraveno občanským zákoníkem a není žádným způsobem regulováno. Na straně zaměstnance jde o příjem z pronájmu, který je zdanitelným příjmem podle §9 ZDP a nepodléhá platbě pojistného na veřejnoprávní pojištění.

Pokud máte doplňující dotazy nebo potřebujete pomoci s nastavením náhrad spojených s homeoffice, obraťte se na nás.